Легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати, уполномоченного государственного органа на таких документах с целью использования их в другом государстве. Документы, составленные официальными органами Российской Федерации или при их участии и предназначенные для использования за границей, должны быть легализованы, если иного не предусмотрено положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации, участниками которых являются Россия и государство, на территории которого они будут использоваться.

В Консульском департаменте МИД России (Отдел легализации и истребования документов, 1-й Неопалимовский пер., д.12, подъезд №2) осуществляется консульская легализация российских документов, которая представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностных лиц и печати Министерства юстиции Российской Федерации, уполномоченных на совершение действия по удостоверению документов. Представительство МИД России в г.Воронеже не уполномочено осуществлять консульскую легализацию. Документы об образовании образца, установленного для использования за границей легализуются в Консульском департаменте в подлинниках. После легализации в Консульском департаменте документы легализуются в дипломатическом представительстве или в консульском учреждении того государства, на территории которого документы будут использоваться. Не подлежат легализации документы, которые противоречат законодательству Российской Федерации или могут по своему содержанию нанести ущерб интересам Российской Федерации, а также в соответствии с законодательством Российской Федерации не подлежат вывозу за пределы территории Российской Федерации: трудовые книжки, военные билеты; документы, имеющие прямое отношение к коммерческим и таможенным операциям (информация о счетах, документы о перемещении товаров через границу, документы о предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов по ним, таможенные декларации и т.п.).

В соответствии с Гаагской конвенцией от 05 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации иностранных официальных документов, к которой Россия присоединилась 31 мая 1992 года, документы, предназначенные для представления в официальные органы государств-участников Конвенции удостоверяются в особом порядке. Компетентным органом государства, в котором документ был совершен, проставляется «апостиль» (удостоверительная надпись). Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепленном с документом и заверенным печатью выдающего органа, он имеет форму квадрата со сторонами не менее 9 см. Заголовок «Apostille/Convention de la Haye du 5 october 1961/» должен быть дан на французском языке, в то время как сам текст апостиля составляется на русском языке. Заполненный надлежащим образом, он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступает лицо, подписавшее документ, и подлинность печати и штампа, которыми он скреплен. Подпись, печать и штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения. В соответствии с Гаагской Конвенцией дипломатические представительства и консульские учреждения в России государств-участников не проставляют «апостиль» и не должны легализовать документы, составленные властями или при участии властей представляемого государства. Каждое договаривающееся государство назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией. МИД России не уполномочен проставлять апостиль на официальных документах. В России апостиль проставляют:
• Федеральная регистрационная служба (Регистрация) и ее территориальные органы в субъектах Российской Федерации на документах, исходящих от учреждений юстиции, нотариусов, судебных органов, а также на копиях иных документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке с 2005 года.
• Органы записи актов гражданского состояния органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации на документах (свидетельствах и справках) о государственной регистрации актов гражданского состояния, исходящих от подведомственных им органов записи актов гражданского состояния.
• Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки - на официальных документах об образовании, ученых степенях и званиях, выдаваемых в Российской Федерации.
• Федеральное архивное агентство и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела - на архивных справках, исходящих от федеральных государственных архивов Российской Федерации.
• Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации на документах, оформленных по линии прокуратуры.

Двусторонние договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, заключенные Российской Федерацией с рядом государств, а также Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанная 22 января 1993 года в Минске государствами-членами СНГ определяют порядок, в соответствии с которым документы, выданные официальными властями одной договаривающейся стороны, рассматриваются как официальные и пользуются на территории другой договаривающейся стороны доказательной силой официальных документов без какого-либо дополнительного удостоверения, т.е. без легализации и без проставления апостиля.

Государственная услуга по истребованию личных документов, составленных в отношении российских граждан компетентными органами иностранных государств, с территории этих государств осуществляется в соответствии с Административным регламентом предоставления государственной услуги по истребованию личных документов, утвержденным приказом МИД России и Минюста России от 25 декабря 2008 года № 20086/311 и зарегистрированным в Минюсте России 18 февраля 2009 года за № 13392: Министерством иностранных дел Российской Федерации и Министерством юстиции Российской Федерации.

Для истребования документов с территории государств-членов Содружества Независимых Государств (СНГ) заявителям необходимо обращаться в Министерство юстиции Российской Федерации по адресу: 119991, г. Москва, ул. Житная, дом 14. Для истребования документов с территории иностранных государств, не входящих в состав СНГ, заявителям необходимо письменно обращаться в отдел легализации и истребования документов Консульского департамента Министерства иностранных дел Российской Федерации по адресу: 119200, г. Москва, 1-ый Неопалимовский пер., дом 12.

Запрос оформляется в виде личного заявления, в котором нужно указать наименование документа, дату его выдачи и орган, выдавший его. Если возможно, приложите к заявлению копию истребуемого документа. К запросу прилагаются: анкета в 2 экземплярах и квитанция об уплате государственной пошлины. (Скачать анкету, Скачать квитанцию) Следует иметь в виду, что для истребования документов из-за границы требуется довольно длительное время.